Sperrvermerk für die Abschlussarbeit: wann, wie und warum eigentlich?

Bei manchen wissenschaftlichen Arbeiten und vor allem bei einer Abschlussarbeit ist ein sogenannter Sperrvermerk erforderlich. Der folgende Artikel erklärt, was man unter diesem versteht, wozu er dient und was es beim Verfassen eines Sperrvermerks zu beachten gilt.

Was genau ist ein Sperrvermerk für die Abschlussarbeit?

Der Sperrvermerk ist Teil der Bachelor- oder Masterarbeit, wenn ein Studierender bzw. eine Studierende diese im Rahmen eines Praktikums bei einem Unternehmen verfasst oder auf eine andere Weise Zugang zu dessen sensiblen Daten erhält. Der Vermerk, auch als Vertraulichkeitserklärung sowie als Geheimhaltungsverpflichtung bezeichnet, stellt sicher, dass diese Daten nicht der Öffentlichkeit zugänglich sind. Somit ist der Bestandteil der wissenschaftlichen Arbeit ausschließlich für das beteiligte Unternehmen “von Vorteil“; die Verwertbarkeit der Abschlussarbeit wird hingegen stark eingeschränkt. Und zwar, da sich der Verfasser bzw. die Verfasserin dazu verpflichtet, die Arbeit für einen gewissen Zeitraum nicht zu veröffentlichen. 

• Merke: Ein Sperrvermerk hilft einer Firma dabei, ihre vertraulichen Daten (z.B. Patente, Strategien, …) zu schützen. Da sich der oder die Studierende zur Geheimhaltung verpflichtet, sollte unbedingt abgewägt werden, ob das Thema für die Abschlussarbeit infrage kommt oder nicht.

Der Sperrvermerk im Profil

1. Ein Sperrvermerk ist rechtsverbindlich und bestimmt, wann eine Arbeit veröffentlicht werden darf.
2. Es bestehen keine Formatierungs- und Formulierungsregeln, im Vermerk muss aber klar definiert werden, was über welchen Zeitraum vertraulich zu behandeln ist.
3. Die Formulierung der Erklärung sollte mit dem Unternehmen und der Hochschule abgesprochen werden.
4. Der Zeitraum, in dem keine Veröffentlichung möglich ist, wird als Sperrfrist bezeichnet. 
5. Die Frist beträgt für gewöhnlich zwischen zwei und fünf Jahre. Die Firma bestimmt den genauen Zeitraum.
6. Da es stets das Unternehmen, mit dem eine Kooperation besteht, ist, das ein Bedürfnis für einen Sperrvermerk hat, stellen nur wenige Universitäten Richtlinien für die Vertraulichkeitserklärung zur Verfügung (für eine Vorlage bzw. ein Muster s.u.). 
7. Während der Sperrfrist darf die Arbeit nur denjenigen Personen zugänglich gemacht werden, denen die Firma die Einsicht ausdrücklich erlaubt hat. Die Personen (für gewöhnlich Betreuer bzw. Prüfer, Verantwortlicher für das Lektorat u.Ä.) müssen eine Geheimhaltungserklärung unterschreiben. 
8. Sobald die Sperrfrist abgelaufen ist, dürfen die Informationen veröffentlicht werden.

• Merke: Jede Person, die die wissenschaftliche “Hausarbeit“ begutachten soll, ist zur Einhaltung des Sperrvermerks verpflichtet. Diese Verpflichtung ist schriftlich zu bestätigen.

Die spezielle Geheimhaltungsverpflichtung auf einen Blick

Der Sperrvermerk…

• verhindert für einen gewissen Zeitraum, dass eine Abschlussarbeit veröffentlicht wird.
• ist erforderlich, wenn im Rahmen der Bachelor- oder Masterarbeit unternehmensinterne Daten verwendet werden.
• dient dem Schutz des geistigen Eigentums einer Firma.
• Wichtig: Wird die Abschlussarbeit auf Englisch verfasst, muss auch die Vertraulichkeitserklärung in Englisch geschrieben werden.

Wie lange gilt der Schutz der Daten?

Die Dauer der Sperrfrist ist, wie bereits angedeutet, vom Unternehmen respektive dem Thema abhängig. Sie kann mehrere Jahre, aber auch nur einige Monate betragen. An einigen Universitäten gibt es eine Mindest- und Maximaldauer, was den Sperrvermerk betrifft. Ebenso gibt es Hochschulen (z.B. Technische Universität Berlin), an denen ein solcher Vermerk verboten ist - zumindest in einigen Studiengängen. Der Grund hierfür liegt, laut offiziellen Angaben, darin, dass die Nachteile für die Studenten und Studentinnen nicht zu vertreten seien. 

• Hinweis: Mit der Geheimhaltungsverpflichtung sind zwar Nachteile für den Verfasser der Arbeit verbunden. Diese sind jedoch temporär. Anders ausgedrückt: Wird eine Abschlussarbeit “bei einem Unternehmen“ verfasst, kann es durchaus sein, dass der Betrieb dem Autor nach dessen Abschluss einen Job anbietet. 

An welche Stelle kommt die Erklärung?

Die Vertraulichkeitserklärung ist sozusagen der erste Teil der Abschlussarbeit, d.h. sie folgt unmittelbar auf das Deckblatt und steht somit noch vor dem Inhaltsverzeichnis. Der Vermerk erhält – genau wie die Danksagung u.Ä. - aber auf keinen Fall eine Seitenzahl! Auch in der Gliederung wird die Erklärung nicht angeführt. 
Des Weiteren besteht die Möglichkeit, die Geheimhaltungsverpflichtung unmittelbar auf das Deckblatt zu setzen.

• Ein Beispiel, wie man einen Sperrvermerk selbst formuliert

Die vorliegende Masterarbeit mit dem Titel _______________________________________________ enthält vertrauliche Informationen der Firma _________________________________. Somit darf sie nur vom Erstgutachter eingesehen werden. Dritten ist die Einsicht während der Sperrfrist untersagt bzw. nur mit ausdrücklicher Genehmigung des Unternehmens und des Verfassers erlaubt. Eine Veröffentlichung und eine Vervielfältigung der Masterarbeit sind innerhalb der Sperrfrist (bis zum _________________) nicht legitim. Und zwar auch nicht in Teilen. 

_______________________________                ______________________________
Ort, Datum                            Unterschrift 

Noch einmal zur Erinnerung

Grundsätzlich ist es ratsam, die individuelle Situation der Abschlussarbeit, sprich: die Kooperation zwischen Studierendem/Studierender, Hochschule und Unternehmen abzuklären: Ehe man den Sperrvermerk in die Arbeit einfügt, sollte man Rücksprache mit allen Beteiligten halten, um böse, folgenreiche Überraschungen zu vermeiden. 

Die Alternative zum “klassischen“ Sperrvermerk

Möchte man seine Abschlussarbeit im Rahmen eines Praktikums o.Ä. verfassen, dabei aber nicht auf eine Publikation verzichten, kann man mit der Universität und vor allem mit der beteiligten Firma einen Kompromiss eingehen. So kann man den Inhalt der Masterarbeit zensieren, indem man…

• Statistiken, Zahlen und andere sensible Daten durch schwarze Balken unkenntlich macht.
• den Namen der Firma verändert.
• den Sperrvermerk lediglich für gewisse Teile der Arbeit (z.B. Anhang) anwendet.
• Wichtig: Die Einzelheiten der Verschwiegenheitserklärung sollten in jedem Fall frühzeitig besprochen werden.

Unternehmensdaten in der Abschlussarbeit schützen – Resümee

Dieser Artikel stellt einen umfassenden Überblick zum Thema Sperrvermerk für die Abschlussarbeit dar. Beachtet man als Studierende/-r die Hinweise, kann man die Chancen nutzen, die sich ergeben, wenn man seine Thesis in Zusammenarbeit mit einem Unternehmen verfasst. Denn nicht selten mündet diese Form der Kooperation in ein Jobangebot.