Telefoninterview: Ablauf, Vorbereitung und typische Fragen

Telefoninterviews gelten inzwischen längst als bewährte Alternative zum Face-to-Face-Interview. Oftmals sind sie auch die Vorstufe zum richtigen Vorstellungsgespräch. Der nachfolgende Artikel stellt wichtige Tipps und Tricks zur telefonischen Selbstpräsentation zusammen – und verrät, wie man den Anforderungen gerecht wird und typische Fehler vermeidet.

 

Warum überhaupt ein Telefoninterview?

Telefoninterviews erfreuen sich in Bewerbungsprozessen längst großer Beliebtheit. Dies liegt insbesondere in den wirtschaftlichen und organisatorischen Aspekten begründet. Arbeitgeber sparen nicht nur Zeit, sondern auch Kosten, wenn sie mit einem aussichtsreichen Kandidaten zunächst telefonisch sprechen. Der Arbeitgeber erhält nähere Informationen und einen ersten Eindruck, ohne einen Bewerber sofort zu einem Face-to-Face-Interview einzuladen. Auf diese Weise ist es Arbeitgebern möglich, eine größere Anzahl an Bewerbern kennenzulernen und abzuklopfen, ob diese zum Unternehmen passen.

Gleichzeitig ergreifen renommierte Arbeitgeber bei einem Interview per Leitfaden die Gelegenheit, einschlägige Soft Skills eines Bewerbers zu prüfen. Sie erfahren bei einem telefonischen Gespräch unter anderem, wie spontan und flexibel der Kandidat agieren kann. Gleichzeitig bietet solch ein Telefongespräch auch den Raum, noch offene Fragen zu beantworten.

Selbstredend bringt diese Gesprächsform dem Bewerber ebenso viele Vorteile. Er hat eine erhebliche Zeit- und Kostenersparnis, anstelle für das (unverbindliche) Gespräch erst vor Ort anzureisen. Gleichzeitig kann sich der Bewerber, anders als in einem persönlichen Gespräch, mit Unterlagen und Notizen behelfen. Auch die mit Bewerbungsgesprächen verbundene Nervosität, die häufig als Schwäche gilt, ist während eines Telefongesprächs nicht sofort sichtbar. Ein weiterer positiver Nebeneffekt ergibt sich daraus, dass beispielsweise der Kleidungsstil sowie die Mimik und Gestik bei dieser Interviewform keine Rolle spielen – und den ersten Eindruck somit nicht „verfälschen“. Dieser Umstand kann sich wiederum auch nachteilig auswirken, da den Bewerbern „nur“ ihre Stimme bleibt, mit denen sie punkten können.
 

Wie lange dauert ein Telefoninterview?

Handelt es sich um ein formales Vorstellungsgespräch, dauert ein Telefoninterview in der Regel bis zu 30 Minuten. Oftmals ist es als eine Art „Vorauswahl“ zum darauffolgenden Vorstellungsgespräch zu verstehen. Dann nutzen die Personaler diese telefonische Einladung, um offene Fragen zu klären oder weitere Informationen zum Stellenangebot preiszugeben. Daneben gibt es selbstverständlich auch Telefoninterviews, die länger als eine halbe Stunde dauern. In diesem Fall sollten sich Bewerber auf weiter gefasste Fragen zu ihrem Werdegang und ihren Karrierezielen einstellen.

Wichtig: Wie lange ein Telefoninterview tatsächlich dauert, hängt natürlich auch mit der Art des Gesprächs zusammen. Grundsätzlich unterscheidet man zwischen geplanten und spontanen Telefoninterviews. Letztere sind dafür gedacht, mögliche Bewerber in spontanen Situationen zu testen. Dennoch kann es sein, dass solch ein ungeplantes Gespräch aufgrund von Störfaktoren nicht lange dauert. In einer ungünstigen Situation bietet es sich eher an, Eigeninitiative zu zeigen und einen zeitnahen Alternativtermin vorzuschlagen.

Anders verhält sich die Ausgangslage bei geplanten Telefonaten: Der Termin wird im Voraus bekannt gegeben. Bewerbern bleibt also ausreichend Zeit für die Vorbereitung, um sich detailliert mit der Unternehmensbranche auseinanderzusetzen und möglicherweise auch die Gesprächssituation im Vorfeld zu üben.
 

Tipps für die perfekte Vorbereitung

Mithilfe einiger Tipps gelingt es, gut vorbereitet in das Telefonat hineinzugehen:
 

Informationen sammeln

Bei einem Telefoninterview gilt: Wissen ist Macht. Vor dem Vorstellungsgespräch am Telefon gilt es, so viele Informationen wie möglich über den Gesprächspartner zu sammeln und auswendig zu lernen. Bewerber sollten sich beispielsweise über die Branche, die Unternehmensgröße, die Produkte und Personaler des Unternehmens informieren. In diesem Zusammenhang schadet es auch nicht, den Gesprächspartner einmal zu „googeln“ sowie einen Blick auf tagesaktuelle Nachrichten, die mit dem Unternehmen zusammenhängen, zu werfen.
 

Stellenanzeige erneut lesen

Falls noch nicht geschehen, sollte die Stellenanzeige und die damit eingehenden Anforderungen nochmals gelesen werden. Bewerber sollten sich in Gedanken in Erinnerung rufen, welche Qualifikationen von ihnen erwartet werden und mit welchen Fähigkeiten sie beim potenziellen neuen Arbeitgeber punkten.
 

Lebenslauf lernen

Natürlich müssen Bewerber ihren Lebenslauf nicht 1:1 herunterbeten. Aber sie sollten in der Lage sein, die wichtigsten Stationen ihrer bisherigen beruflichen Laufbahn zu erwähnen und dabei eine positive Selbstpräsentation an den Tag legen.
 

Auf Standardfragen vorbereiten

Es gibt schlichtweg Fragen zur Persönlichkeit von Bewerbern, die (beinahe) jeder Personaler gerne stellt. Selbstverständlich können auch unvorhergesehene Fragen kommen, aber: Standardfragen wie „wo sehen Sie sich in fünf Jahren?“ oder „Was sind Ihre Stärken/Schwächen?“ sollten Bewerber ohne großartig nachzudenken, beantworten können. Es gibt unterschiedliche Herangehensweisen, um auf die konkreten Fragen zu antworten:
 

• Fragen zur eigenen Person zielen häufig auf die Gründe an, warum sich ein Bewerber für den Job interessiert. Hier hilft es, auf die bisherige Berufserfahrung/ besondere Fähigkeiten zu verweisen und einen Bogen zum Unternehmen zu ziehen.
• Fragen zu einem vermeintlichen Jobwechsel sollten niemals mit einem schlechten Wort über den (noch) aktuellen Arbeitgeber beantwortet werden. Stattdessen gilt es, die persönlichen und beruflichen Vorteile, etwa eine Weiterentwicklung in einer höheren Position, zu betonen.


 

Telefonverbindung überprüfen

Klingt lapidar, ist aber wichtig: Vor dem Gespräch sollten beide Seiten eine stabile Telefonverbindung sicherstellen und erneut prüfen, ob der Akku vollständig aufgeladen ist. Nach Möglichkeit sollte man bei einem Telefongespräch ein Festnetzgerät, kein Smartphone nutzen.
 

Schick anziehen

Die Macht der Psychologie ist auch bei einem Telefoninterview nicht zu unterschätzen. Zwar können beide Gesprächspartner einander nicht sehen, dennoch kann ein Business-Outfit das eigene Auftreten selbstsicherer und selbstbewusster erscheinen lassen.
 

Glas Wasser bereitstellen

Kandidaten, die eine Einladung zum Telefongespräch erhalten, sind verständlicherweise mitunter vor dem Termin sehr nervös. Damit während des Gesprächs die eigene Stimme nicht versagt, ist es sinnvoll, in der Nähe (aber nicht unmittelbar neben den wichtigen Unterlagen) ein Glas Wasser zu positionieren. So ein Schluck Wasser tut wahre Wunder, sollte die Aufregung Überhand nehmen oder ein berüchtigter „Frosch im Hals“ sein.
 

Ablauf eines Telefoninterviews

Grundsätzlich unterscheidet sich der Ablauf eines Telefoninterviews nicht sonderlich von einem „gewöhnlichen“ Vorstellungsgespräch unter vier Augen. Üblicherweise läuft das Gespräch beider Parteien am Telefon nach folgendem Schemata ab:
 

• Beide Gesprächspartner begrüßen sich und stellen sich nacheinander kurz vor.
• Anschließend stellt der Personalverantwortliche dem Bewerber einige Fragen zu seiner Motivation, dem beruflichen Werdegang und zum Interesse an der ausgeschriebenen Stelle. Bei der „Selbstpräsentation“ stehen der Lebenslauf sowie die fachlichen Kompetenzen im Vordergrund.
• Anschließend könnte die Erwartungshaltung beider Gesprächspartner „abgeklopft“ werden.
• Im fortschreitenden Gesprächsverlauf geht es um die Arbeit, die damit eingehenden Rahmenbedingungen und den Formalitäten. Auch Gehaltsvorstellungen oder ein möglicher Eintrittstermin könnten thematisiert werden.
• Vor der Verabschiedung gibt es die Möglichkeit, vonseiten des Bewerbers konkrete Rückfragen zu stellen.
• Zum Schluss klären beide Gesprächspartner das weitere Vorgehen ab und verabschieden einander.


 

Das sind typische Fragen im Telefoninterview

Einige Fragen kommen in einem Telefoninterview immer wieder vor. Die nachfolgenden Beispiele verstehen sich als unvollständige, exemplarische Aufzählung mitsamt Lösungsvorschlägen:
 

• Was mochten Sie in Ihrem letzten Job am wenigsten? Hier möchte der zukünftige Arbeitgeber wissen, wie genau Kandidaten mit frustrierenden Situationen umgehen.
• Welche Aspekte interessieren Sie an diesem Job? Dabei gilt es herauszustellen, welche fachlichen und persönlichen Aspekte bei der Arbeit besonders wichtig sind.
• Wie geht es Ihnen im Moment? Klingt nach einer banalen Frage, die wiederum nicht so leicht zu beantworten ist. Ehrlichkeit wiegt hier am längsten, wobei Bewerber betonen sollten, dass sie sich auf das Gespräch gefreut haben.
• Was werden die Kollegen von Ihnen lernen? Diese Frage zielt auf den Mehrwert ab und möchte herausfinden, wie teamfähig ein Bewerber eingestellt ist.
• Wie würden Sie Ihr Interesse auf einer Skala von 1 bis 10 einordnen? Hier gilt es, nicht unreflektiert mit einer zehn zu antworten, sondern immer eine gute Begründung parat zu haben.
• Für welche Stellen haben Sie sich außerdem noch beworben?
• Warum sollten wir uns für Sie entscheiden?
• Wie gefallen Ihnen unsere Produkte/Dienstleistungen?


 

Diese No-Gos in einem Telefoninterview vermeiden!

Einige Fallstricke und Fehler sollten ambitionierte Bewerber bei einem Telefoninterview nicht machen:
 

Im Funkloch telefonieren

Funklöcher und damit verbundene Gesprächsabbrüche sind für beide Seiten nervenaufreibend. Es gilt also vorab dafür zu sorgen, stabilen Handy- bzw. Telefonempfang zu haben.
 

Lärmquellen

Lärm im Hintergrund ist ein immenser Störfaktor. Ob vielbefahrene Straße oder Kindergeschrei: Sorgen Sie dafür, dass Sie das Gespräch in einem ruhigen Raum abhalten.
 

Unpünktlichkeit

Unpünktlichkeit wird von Personalern mit einer schlampigen Arbeitsweise gleichgesetzt.
 

Jargon und zu schnelle oder langsame Sprechweise

Nuscheln oder zu undeutliches Sprechen kommt im Telefongespräch gar nicht gut an. Ebenso wenig hilfreich sind Füllwörter wie „ähm“ und Jugendsprache. Bewerber sollten versuchen, in einem Telefoninterview eine seriöse, professionelle Sprache an den Tag zu legen.
 

Den anderen unterbrechen und/oder ununterbrochen reden

Unterbrechungen jeglicher Art sind in einem Telefoninterview nicht angebracht. Bewerber sollten den Personaler ausreden lassen – umgekehrt gilt dies natürlich auch. Ein weiteres No-Go besteht darin, vor lauter Nervosität ununterbrochen zu reden. Viele Bewerber plaudern sich wortwörtlich um ihren Job. Besser ist es, private Informationen weitgehend auszusparen und auf den Punkt zu kommen.
   

Fazit: Die wichtigsten Regeln für ein Telefoninterview

Ein erfolgreiches Telefoninterview steht und fällt vor allem mit der individuellen Kommunikationsbereitschaft. Bewerber sollten vor allem deutlich sprechen, pro-aktiv am Gespräch teilnehmen und eigene Fragen stellen. Auch die Körpersprache ist wichtig, da aufrechtes Sitzen beispielsweise die Atmung positiv beeinflusst.